Технічна частина замовлення сайту зазвичай найпростіша. Складнощі починаються там, де сайт треба оплатити. Нижче — порядок, у якому це варто розбирати, без юридичного жаргону.
Питання номер один — у закладу є власний ЄДРПОУ і рахунок
Це перше, що я питаю на зустрічі, і відповідь визначає геть усе подальше.
Якщо заклад є юридичною особою з власним кодом ЄДРПОУ і рахунком, він сам виступає стороною договору. Керівник закладу відповідно до Закону України «Про повну загальну середню освіту» діє від імені закладу без довіреності, тобто підписує особисто. Цикл узгодження короткий.
Якщо ж заклад не має фінансової автономії, договір іде через засновника або уповноважений орган — відділ чи управління освіти. Це не проблема, але це інші люди, інший бюджет і плюс приблизно місяць до строку. Планувати запуск «до вересня», дізнавшись про це в серпні, вже пізно.
Окремо зверніть увагу — централізована бухгалтерія, яка веде облік закладу, стороною договору не є. Вона обслуговує платежі, а не укладає угоди замість вас.
Як влаштовані закупівельні пороги
Логіка публічних закупівель проста на верхньому рівні. Є вартісні межі, і від того, у яку з них потрапляє ваша сума, залежить процедура.
Нижче першої межі закупівля здійснюється без оприлюднення в електронній системі. Достатньо договору.
У середньому діапазоні договір укладається напряму, але замовник зобов’язаний оприлюднити звіт про договір про закупівлю в електронній системі у визначений строк після його укладення.
Вище верхньої межі потрібні відкриті торги з усіма процедурами й строками.
Конкретні суми я тут навмисно не називаю. Вони встановлені підзаконним актом, переглядаються, і на момент, коли ви читаєте цю статтю, можуть бути іншими. Правильний спосіб — звірити чинні межі на дату укладення договору, а не переписувати цифру зі статті в інтернеті. Це саме та помилка, через яку договір, законний у понеділок, стає порушенням у середу.
Ще одна деталь термінології. Термін «спрощена закупівля» під час дії правового режиму воєнного стану в чинному регулюванні не застосовується, як і «допорогова закупівля». Якщо підрядник вживає ці слова, він працює за пам’яттю трирічної давності.
Що потрібно бухгалтерії бюджетної установи
Комплект стандартний, але його часто збирають наспіх, і тоді оплата зависає.
Договір з чітким предметом, ціною, строками і порядком приймання. Технічне завдання варто виносити в додаток — так змінюється обсяг робіт без переукладення основного договору.
Рахунок на оплату.
Акти виконаних робіт, бажано поетапні. Бюджетній установі зручніше платити частинами під конкретний акт, ніж однією сумою в кінці.
Документи виконавця — витяг з реєстру, реквізити, дані про систему оподаткування.
Окремо про виконавця. Група єдиного податку виконавця визначає, чи може він узагалі працювати з бюджетною установою, і це питання до вашого бухгалтера, а не до підрядника. Друга група для цього зазвичай не підходить — їй заборонено надавати послуги юридичним особам, які не є платниками єдиного податку. Це не формальність, а підстава для проблем в обох сторін, тому питання про групу варто поставити до підписання.
Три речі, які варто зафіксувати в договорі
Межі обсягу. Технічне завдання в додатку захищає обидві сторони. Замовника — від «це не входило», виконавця — від нескінченних правок після здачі.
Кому належать результати. Тут важливо не переплутати два різні питання, бо на цьому легко і злякатися дарма, і проґавити справжню пастку.
Безумовно вашими мають бути контент, документи, база даних, домен і всі доступи — з правом вивантажити це будь-коли й без пояснень. Якщо цього немає в договорі, ви справді орендуєте власний сайт, і це той пункт, через який варто відмовитися від угоди.
А от вихідний код платформи — це питання ціни, а не порядності. Багато виконавців працюють на власній платформі й дають на неї безстрокову невиключну ліцензію: код лишається їхнім, ви користуєтесь без обмеження в часі й платите менше, бо не оплачуєте розробку з нуля. Це нормальна модель. Ненормально інше — коли варіант не названий прямо, і заклад дізнається про нього вже після підписання.
Тому питання до виконавця формулюйте так: «Що саме переходить до закладу — і що буде, якщо ми завтра підемо до іншого підрядника?» Відповідь має бути в договорі, а не в розмові.
Що саме означає підтримка. «Підтримка» без розшифровки — порожнє слово. Має бути перелік того, що входить, і строк реакції. Обіцянку «пожиттєвої гарантії» від фізичної особи-підприємця сприймайте скептично, бо забезпечити її нічим.
Чому це варто узгодити до вибору підрядника
Найдорожча помилка в цій темі не юридична, а календарна. Заклад вибирає виконавця, узгоджує макет, а потім з’ясовує, що бюджет треба було планувати з іншого боку, або що сума потрапляє в діапазон, який вимагає процедури на кілька тижнів.
Тому перше, що я з’ясовую перед розмовою про дизайн, — хто підписує, з якого джерела кошти і в яку межу потрапляє сума. Це нудна частина, але саме вона визначає, чи запуститься сайт до потрібної дати.